Ile kosztuje prowadzenie pełnej księgowości?

Co to jest pełna księgowość?

CSR - ulga

Prawidłowe rejestrowanie transakcji gospodarczych jest częścią księgowości. O sposobie prowadzenia księgowości decyduje rodzaj prowadzonej działalności oraz obroty firmy. Przy prowadzeniu księgowości przedsiębiorstwa można wyróżnić dwa rodzaje księgowości.

• księgowość uproszczona (ryczałt, KPiR, karta podatkowa)
• księgi rachunkowe (zwane też pełną księgowością)

Uproszczona księgowość - do kiedy można prowadzić

Uproszczona księgowość pozwala przedsiębiorcom na przestrzeganie prostych zasad przy gromadzeniu danych finansowych. Księgowość uproszczona jest wykorzystywana do obliczania podstawy opodatkowania oraz należnych podatków. Jest ona prostsza i bardziej czasooszczędna niż księgowość tradycyjna, dlatego wiele podmiotów, głównie przedsiębiorstw, decyduje się na prowadzenie tej ewidencji samodzielnie.

Podstawowe formy księgowości uproszczonej:

Księgi przychodów i rozchodów (czyli KPiR), to najczęściej stosowana metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów. Aby obliczyć należne podatki, do księgi wpisuje się wszystkie przychody i koszty podatkowe.

Ta metoda księgowania jest dostępna tylko dla firm, które prowadzą działalność w określonych branżach.

Karta podatkowa - podmioty rozliczające się za pomocą karty podatkowej muszą obliczać podatek dochodowy na podstawie ilości zatrudnionych pracowników oraz rodzaju działalności.

Ryczałt ewidencjonowany - podobnie jak w przypadku karty podatkowej, ta forma nie jest dostępna dla wszystkich przedsiębiorców. Uzyskany przychód jest jedyną podstawą do obliczenia podatku, bez względu na poniesione koszty. Ewidencja księgowa może być ograniczona do ewidencji przychodów.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki akcyjne oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegają obowiązkowi prowadzenia pełnej księgowości, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Pozostałe podmioty, których roczne przychody przekraczają lub są równe 2 000 000 EUR, również mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Zasady przeliczania tego limitu na złote polskie określa Ustawa o Rachunkowości oraz Ustawa o PIT. Kursem przeliczeniowym jest średni kurs wymiany ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu 1 października poprzedniego roku.

Od kiedy powinno się przejść na pełną księgowość

Firma, która do tej pory prowadziła uproszczoną księgowość, będzie musiała zacząć prowadzić pełną księgowość, jeśli zamierza zmienić rodzaj działalności. Dotyczy to przypadków, gdy firma przekształca się w spółkę akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub w spółkę osobową prawa handlowego. W przypadku tych form prawnych istnieje wymóg prowadzenia pełnej księgowości.

Przedsiębiorca, który prowadził uproszczoną księgowość, ale w poprzednim roku przekroczył limit 2 000 000 euro, będzie zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości. Obejmuje ona bilans, rachunek zysków i strat, wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Na początku każdego roku obrotowego przedsiębiorca rozpoczyna prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe - pełna księgowość

Pełna księgowość, oprócz prawidłowego obliczania podatków, daje możliwość efektywnego zarządzania firmą. Daje ona przedsiębiorcy pełny obraz sytuacji finansowej firmy, jej aktywów i pasywów oraz umożliwia tworzenie prognoz finansowych.

Księgi rachunkowe obejmują głównie:

• dziennik,
• Księgę główną z zestawieniem i saldami kont.
• księgi pomocnicze z zestawieniem sald kont,
• Inwentarz aktywów i pasywów.

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wymagane są znajomość przepisów o rachunkowości, które są bardziej złożone niż zwykłe zapisy. Zaleca się zlecanie prowadzenia księgowości firmom outsourcingu podatkowego i firmom księgowym, które znają najnowsze zmiany w przepisach podatkowych i obowiązkach księgowych.

Obowiązki spoczywające na przedsiębiorcach prowadzących pełną księgowość

Ustawa o rachunkowości określa szczegóły dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustawa stanowi, że księgi muszą być:

• trwale oznaczone pełną lub skróconą nazwą jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana i luźnakarta kontowa, także jeśli mają postać wydruku komputerowego, zestawienia lub formatu wyświetlanego na ekranie komputera), nazwą danej księgi rachunkowej oraz nazwą programu do jej przetwarzania.
• powinny być wyraźnie oznaczone datą sporządzenia, rokiem obrotowym i okresem sprawozdawczym.
• przechowywane w określonym porządku i kolejności.

Przy elektronicznym prowadzeniu ksiąg rachunkowych należy zapewnić zautomatyzowaną kontrolę ciągłości i przenoszenia sald i obrotów. Strony ksiąg rachunkowych drukowanych komputerowo powinny być automatycznie numerowane, przy czym pierwsza strona powinna być zaznaczona, a ostatnia zsumowana. Proces ten musi być kontynuowany w ciągu każdego roku obrotowego.

Księgi rachunkowe muszą być drukowane nie później niż na koniec każdego roku obrotowego. Odpowiednikiem wydruku jest przeniesienie zawartości ksiąg rachunkowych na komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy niż wymagany okres przechowywania.

Korzyści z outsourcingu pełnej księgowości

Prowadzenie ksiąg rachunkowych charakteryzuje się koniecznością dostosowywania się do zmian wynikających ze zmian przepisów podatkowych i prawnych w Polsce. Outsourcing księgowości to doskonały sposób na skorzystanie z wiedzy profesjonalistów w tej dziedzinie. Pracownicy biur rachunkowych to specjaliści z zakresu podatków i rachunkowości, którzy potrafią szybko rozwiązywać złożone problemy finansowe i pełnić rolę doradców dla firm. Firmy outsourcingowe mają rozległą wiedzę w różnych branżach i mogą doradzić, jak dostosować się do aktualnych przepisów. Przedsiębiorca może nadal rozwijać i prowadzić swoją działalność, podczas gdy firma outsourcingowa wykonuje swoje zadania.

Główną zaletą outsourcingu księgowości jest oszczędność pieniędzy. Przedsiębiorca nie musi prowadzić wewnętrznego działu księgowości, zapewniać infrastruktury, zarządzać pracownikami i zastępować ich w razie nieobecności. Outsourcing pokrywa koszty szkolenia pracowników księgowości. Koszty oprogramowania księgowego i dostosowania do zmieniającej się komunikacji (zwłaszcza elektronicznej) zostaną pokryte z kosztów zarządzania procesami księgowymi.

Outsourcing jest dobrym rozwiązaniem, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych (np. ochrona przed kradzieżą, ochrona przed zniszczeniem dokumentów i bezpieczeństwo dostępu do danych). Nowoczesne biura rachunkowe oferują systemy elektronicznego obiegu dokumentów, dzięki którym klienci mają dostęp do wszystkich swoich dokumentów z dowolnego miejsca.

Outsourcing księgowości to świetna opcja dla rozwijającej się firmy, która chce zlecić prowadzenie księgowości na zewnątrz. Dzięki temu mogą one szybko i profesjonalnie zapewnić szereg dodatkowych funkcji, takich jak raporty miesięczne, kwartalne i roczne.

W przypadku dalszego rozwoju partner outsourcingowy będzie musiał zatrudnić dodatkowych księgowych. Będzie też musiał podjąć nowe zobowiązania wobec instytucji zewnętrznych, takich jak Narodowy Bank Polski czy Główny Urząd Statystyczny. W przypadku ograniczenia działalności partner outsourcingowy szybko dostosuje wielkość swojego zespołu.